Méta / contexte : Je suis encore plus inhabituellement débordé en ce moment que d'habitude, surtout que j'ai bêtement utilisé les vacances de fin d'année pour essayer (sans grand succès) de me reposer plutôt que d'évacuer des choses que je devrais faire, qui me sont ensuite retombées dessus avec une certaine violence ; et j'ai mis de côté un certain nombre de choses que je voulais faire ou écrire sur ce blog (par exemple, même si j'aurais plein de choses à répondre aux commentaires, parfois intéressants, faits sur l'entrée précédente, et je le ferai peut-être un jour, je n'ai vraiment pas le temps en ce moment) ; c'est aussi là un intérêt de Twitter qu'il est souvent plus facile de trouver quelques secondes dans une file d'attente pour écrire 280 caractères que ce qu'il me faut pour pondre des pages sur ce blog. Cette entrée-ci, qui évoque un sujet de débordement en ce moment, a commencé comme une série de tweets, donc je me suis dit qu'elle devenait vraiment trop longue, donc je la convertit en entrée de blog, mais le style s'en ressent peut-être du coup.
Dans la perspective d'un déménagement imminent, j'ai trié ou retrié, pour les ranger correctement, des années de courrier, de documents et de paperasse (personnels et administratifs).
Globalement, ma méthode de tri est : une chemise par dossier
(interlocuteur / sujet), et par ordre chronologique inverse au sein de
la chemise
. J'ai, par exemple, un dossier boulot
, un
dossier impôts
, un dossier banque
, un
dossier médical
, etc., et chacun est rangé chronologiquement en
commençant par ce qui est le plus récent. L'intérêt est que c'est
assez efficace à ranger, il suffit d'ouvrir la bonne chemise et de
mettre tout en haut, et que ce n'est pas trop pénible pour retrouver
les papiers ensuite. Mais si l'idée générale est bonne (je crois), il
y a plein de détails douteux qui rendent malheureux le maniaque que je
suis des typologies précises, et qui concrètement font que les papiers
restent difficiles à retrouver même si on les a « bien » rangés.
Par exemple, dans un même dossier, j'ai souvent des documents avec
une date bien précise (factures, relevés…) et d'autres ayant une
validité très longue voire indéterminée (contrats, par exemple).
Classer les deux ensemble pose problème pour retrouver les seconds :
mettre mon contrat de travail à la date où il a été signé n'est pas
forcément idéal s'il s'agit de pouvoir le retrouver facilement. Mais
sinon, où ? Tout au début ? Tout à la fin ? Dans une chemise
différente de celle où je mets mes bulletins de salaire ? Faire un
dossier contrats
semble tentant, mais c'est bizarre de ranger
les contrats séparément sous prétexte que ce sont des contrats
(d'autant qu'ils sont d'importance très inégale). Ou seulement un
dossier contrats en cours
et ensuite je classe à la date
chronologique de (fin ? début ?) de contrat ? Est-ce que je range
l'acte d'achat de l'appartement avec tous les documents relatifs aux
prêts bancaires pour l'acheter ? Où est-ce que je mets
le PACS conclu avec le poussinet ? Et bien sûr, la
frontière entre les documents « ponctuels » et les documents « longue
durée » n'est pas du tout nette. Ne parlons pas, d'ailleurs, de ce
qui n'est pas daté (il y avait sans doute une date sur l'enveloppe,
mais je n'ai pas gardé l'enveloppe) mais qui périme peut-être quand
même un jour.
La manière de regrouper selon les interlocuteurs / dossiers pose
aussi plein de problèmes dans les cas limites (est-ce que je fais un
dossier retraite
séparé du dossier boulot
? mais ça se
recoupe beaucoup). J'ai un dossier banque
, mais peut-être
devrais-je avoir un dossier séparé pour chaque banque chez laquelle
j'ai (ou ai eu) un compte, surtout que la banque la moins importante
m'a le plus noyé sous les papiers. J'ai un dossier moto
avec
tout ce qui concerne l'achat, l'entretien, l'immatriculation du
véhicule… mais l'assurance passe par la MAIF et est
donc rangée avec l'assurance habitation. Aussi, est-ce que j'y mets
aussi ce qui se rapporte à mon permis ? mes souvenirs d'auto-école ?
En parallèle de mon boulot à Télécom, j'ai fait passer des concours
des ENS pendant quelques années (2007–2010) : Est-ce que
je range ces bulletins de salaire-là avec les autres juste par ordre
chronologique ? ou est-ce que je fais un dossier séparé ?
Il y a des dossiers clos (comme le dossier thèse
ou candidatures MdC 2006–2007
ou encore les
cinglés qui ont imaginé que j'avais une
dette envers eux — peut-être parce qu'on leur a donné un faux nom
— et m'ont envoyé une société de recouvrement de créances
) et
d'autres qui ne le seront pas tant que je suis en vie
(médical
, impôts
, courrier personnel
) : j'ai
tendance à diviser ces derniers par tranches chronologiques, mais ce
n'est peut-être pas idéal. Est-ce qu'il vaut mieux faire un gros
dossier médical
ou est-ce que je subdivise par spécialité
médicale ? (Si je cherche un examen ancien, ce n'est pas évident de
retrouver par date, même si grâce au journal que je tiens, je dois
pouvoir.)
En plus des documents qui me concernent nominativement, il y a des documents et livrets d'information (guide de tarifs bancaires, notices, ce genre de choses) : faut-il les ranger avec ? À la date où je les ai reçus ? Et les anciennes cartes de membre de quelque chose ? Aussi, j'ai pas mal de choses que je garde comme souvenirs personnels : la limite entre les documents administratifs et les documents personnels n'est pas toujours claire, et ça devient encore plus problématique pour le classement.
Il est souvent clair si un document me concerne moi ou concerne mon poussinet, mais pas toujours (dans le cas d'un achat ou contrat commun dont nous nous serions occupés de façon jointe et dont nous n'aurions qu'une copie), et de nouveau, ceci pose des problèmes de rangement, surtout que parfois, pour un même dossier, il peut avoir conservé certaines pièces et moi d'autres sans que ce soit toujours clair qui a qui ou selon quelle logique.
Et puis il y a des documents encore plus spéciaux, si j'ose dire. J'ai écrit un testament, par exemple, ainsi que des instructions à ouvrir s'il m'arrive un accident grave : par définition, ce n'est pas seulement moi qui vais devoir retrouver ces documents le cas échéant (même si je peux avoir à les retrouver por les détruire, réécrire, modifier, amender ou relire). Il se pourrait qu'il y ait plusieurs documents, possiblement de nature proche, que des amis m'ont demandé de conserver sous forme scellée et dont je ne connaîtrais pas le contenu ; et éventuellement avec des consignes (par exemple de discrétion) un peu contradictoires avec le rangement. Il se pourrait qu'il y ait des documents de nature stéganographique.
Informatiquement, ce que je ferais dans beaucoup de cas douteux, ce
sont des liens
symboliques (permettant au même fichier d'apparaître à plusieurs
endroits où on pourrait avoir envie de le chercher), mais quand il
s'agit de vrais documents papier, ce n'est pas évident ! (Je pourrais
insérer un papier ad hoc disant le papier machin reçu à la date
truc est rangé dans le dossier bidule
, mais ce serait vite
extrêmement fastidieux d'écrire ces papiers-liens, et plus encore de
maintenir la cohérence.) Quant à tout numériser, c'est l'idéal, mais
vu le temps que ça me prend de scanner une page, j'en aurais pour bien
plus d'heures que je ne veux y consacrer. Je ne parle pas,
d'ailleurs, du problème de s'y retrouver dans des archives qui sont
moitié papier et moitié informatisés (par exemple, les arrêtés de
détachement pris par le ministère de l'Éducation nationale pour me
détacher à Télécom Paris me sont aléatoirement fournis sous forme
papier — auquel cas je les scanne mais je garde quand même la version
papier — ou sous forme scannée — que je n'imprime pas forcément).
Au-delà de ces problèmes si j'ose dire « logiques », dans le rangement, il y a aussi des problèmes « physiques ». J'utilise de simples chemises papier sans rabats (parce que les rabats à ouvrir et fermer à chaque nouveau papier étaient un facteur non négligeable dans ma flemme à ranger mes papiers ; mais aussi parce que les chemises à rabats supportent beaucoup moins bien que les bêtes papiers pliés qu'on les remplisse au-delà de leur capacité nominale ; et par ailleurs, les élastiques des chemises à rabats supportent assez mal le vieillissement). Mais le problème se pose de savoir quoi faire de ce qui n'a pas le format A4 réglementaire, soit que ce soit trop grand (ça ne rentre pas dans la chemise) soit que ce soit trop petit (ça rentre, mais ça tombe et se déclasse dès qu'on manipule les choses). Je n'ai pas trouvé, notamment, comment stocker les cartes postales, souvent jolies, que nous avons reçues d'un peu partout à l'époque où le poussinet en envoyait à plein d'amis dès qu'il bougeait quelque part (et de fait, quand on en envoie, les gens rendent la pareille) : elles ont des formats très différents, ne tiennent pas dans une pochette ni avec ni sans rabats, il faut sans doute que je trouve une boîte de la bonne taille.
Une fois les papiers rangés (plus ou moins logiquement) dans des chemises colorées (j'ai abandonné toute tentative d'avoir une logique au choix des couleurs), il faut ranger les chemises. Dans mon ancien appartement, j'utilisais des chemises à rabats et je me contentais de les empiler sur mon bureau ; problème : pour insérer quelque chose dans une chemise, il faut l'extraire de la pile, qui commence rapidement à ressembler à une tour de Pise. Cette fois, j'ai décidé d'utiliser des boîtes de rangement en plastique de 34cm × 23cm × 14cm (mon Carrefour local en vend un lot de 10 pour environ 15€, j'ai dévalisé leur stock) avec l'idée qu'il est sans doute plus simple d'empiler les chemises dans les boîtes et les boîtes sur les étagères ; mais c'est difficile de trouver une logique mémorisable pour quelle chemise va dans quelle boîte et qui garantit un remplissage raisonnable des boîtes. Je ne suis pas du tout convaincu, en revanche, par les cartons à papiers (qui pourraient remplacer les boîtes), ils sont trop pénibles à ouvrir ou fermer, et surtout, ils sont prévus pour un rangement vertical du papier qui me semble décidément moins pratique qu'un rangement horizontal (par exemple, la position verticale fait que le papier se déforme s'il n'y en a pas juste la bonne quantité dans le carton, les cartons ont tendance à tomber dès qu'on en prend un, bref, je ne suis pas fan).
Au final, j'ai fait… quelque chose. Qu'on pourrait temporairement qualifier de raisonnablement bien rangé, mais dont je sais pertinemment qu'en quelques mois ce sera de nouveau le chaos.