Comments on Je range ma paperasse, et je me demande comment la trier

Christophe (2020-02-05T21:03:04Z)

J'utilise le même système depuis une vingtaine d'années : un classeur par thématique, avec 12 onglets cartonnés. (Travail, Impôts, Banque, Factures domicile, Factures autre, Domicile, Santé)

Chaque onglet est thématique (un onglet par employeur, dans l'ordre antéchronologique, par exemple), annoté. Quelques infos importantes peuvent être notées directement sur l'onglet cartonné.

Le seul inconvénient est qu'il faut perforer les feuilles reçues systématiquement. En revanche, c'est rapide à ranger !

Pour le rangement, j'ai la méthode suivante :
- à réception, les documents urgents sont traités tout de suite (paiements, pour l'essentiel, mots de passe d'inscription en ligne…)
- à réception, les documents d'importance faible sont immédiatement jetés
- les documents conservés sont empilés au fur et à mesure de leur arrivée dans une banette en vrac
- une fois par mois, je perfore la totalité, et je préclasse dans un trieur (chaque onglet du trieur correspondant à un classeur)
- quand j'en ai vraiment envie ou que j'ai du temps, je range dans les classeurs, et j'en profite pour jeter les documents périmés

Cette méthode permet de toujours retrouver très, très rapidement un document. Toujours.

Pour les durées de conservation des documents, la page https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134 donne toutes les dates. J'ai simplifié à 1 an / 5 ans / péremption du contrat / à vie (testament, actes de propriété).

Et enfin, pour les cartes postales et autres, nous avons pris de belles boites cartonnées, décorées, chez Sotrene Grene. Elles sont sur les étagères, avec une étiquette minuscule qui permet d'identifier le contenu.

Bon courage :) Trier est un plaisir une fois qu'on a trouvé le bon sytème.

Madame Prtzkouschxfl (2020-01-22T16:36:33Z)

Bonjour,

Vous connaissez les "Automatic Document Feeder" ? J'ai acheté celui-ci qui fonctionne bien avec Linux : https://www.brother.fr/scanners/ads-2400n
Voilà le script que j'utilise pour automatiser la création d'un fichier djvu (en noir et blanc).

#!/bin/sh

outname=$1
tmp="$outname"_tmp
initial_wd=`pwd`
mkdir -p "$tmp"
cd "$tmp"

scan_command="scanimage --batch=\"%04d.pbm\" --resolution 600 --mode \"Black & White\" --source \"Automatic Document Feeder(center aligned,Duplex)\" --MultifeedDetection=yes --AutoDocumentSize=yes --AutoDeskew=yes --SkipBlankPage=yes"
eval $scan_command &
pid_scanner=$!

function ask_continue() {
valid_ans=0
read -p "Do you want to continue scanning? ([y]es or [n]o) "
while [ $valid_ans -eq 0 ] ; do
case $(echo $REPLY | tr '[A-Z]' '[a-z]') in
y|yes) echo "yes" ; valid_ans=1;;
n|no) echo "no" ; valid_ans=1;;
*) read -p "Invalid answer. Do you want to continue scanning? ([y]es or [n]o) ";;
esac
done
}

id_page=1

function treat_files() {
for file in *.pbm
do
if [ -f "$file" ]
then
id_page=$(($id_page + 1))
mv $file treated/$file
basename=`basename $file .pbm`
cjb2 -dpi 600 treated/$file djvu/$basename.djvu &
else
return 1
fi
done
return 0
}

mkdir -p treated djvu

scanning_has_ended=0
while [ $scanning_has_ended -eq 0 ] ; do
while treat_files ; do sleep 0.5; done
if ! kill -0 $pid_scanner 2> /dev/null
then
treat_files # Pas sûr que ça ne puisse pas se produire dans des cas très particuliers.
cont=`ask_continue`
if [ $cont == "yes" ] ; then
eval $scan_command --batch-start="$id_page" &
pid_scanner=$!
else
scanning_has_ended=1
fi
fi
done

wait
djvm -c "$initial_wd/$outname.djvu" djvu/*.djvu
cd "$initial_wd"
rm -R "$tmp"

JB (2020-01-18T09:11:35Z)

Par coïncidence, je viens moi-même de faire un grand rangement de mon bureau et de mes archives. J'ai quelques boîtes d'archives avec des chemises à l'intérieur classées par catégories (impôts, banque, assurance…), rien de bien original à mon avis.

Par contre, et c'est un point que tu ne sembles pas évoquer dans ton post, je ne conserve pas tout mais je jette au bout d'un certain délai. Pour cela je suis les recommandations sur https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134 .
J'ai même noté sur chaque chemise la durée de conservation pour les documents qu'elle contient, ainsi elle fonctionne essentiellement comme une pile "FIFO" que je gère de manière automatique.

Certaines de mes boîtes d'archives étaient trop remplies et commençaient à craquer, car j'ai de plus en plus de documents à gérer (à cause des enfants, de l'achat de l'appartement, etc), mais j'ai eu le plaisir de constater que mon dernier rangement les a fait maigrir : comme de plus en plus de documents sont dématérialisés, le flux entrant est devenu inférieur au flux sortant.

Bon, ça veut dire que j'ai de plus en plus d'archives informatiques, mais là c'est quand même beaucoup plus simple à gérer, il me faudrait vraiment faire n'importe quoi pour que l'ensemble des archives de toute ma vie ne tienne pas dans un disque dur standard… Et tout cela n'emcombre pas ma vue ni mon appartement, contrairement à des archives papier.

sbi (2020-01-15T08:21:28Z)

J'ai des problèmes proches avec le stockage/classement des accessoires/déchets
électroniques: câbles, adaptateurs, alimentations, cartes… dont les morceaux
se retrouvent séparés ou égarés, dont on ne sait jamais si on en aura encore
besoin, dont on se rend compte qu'ils ne sont plus compatibles (besoin d'un
boîtier externe SATA? Le vieux qui traîne est IDE… besoin d'un câble pour
relier un nouveau couple (ordi, écran)? Parmi (VGA, DVI, HDMI)² (sans parler
des histoires de (mâle, femelle)) on n'a pas le bon câble…

Pour les papiers liés à plusieurs dossiers pourquoi ne pas utiliser des
photocopies?

Geo (2020-01-14T23:58:32Z)

Je fais comme Mummy, depuis des années. Deux gros classeurs avec des rubriques qui ont assez bien résisté à l'épreuve du temps. Un classeur pour les choses plus régulières (fiche de paye, factures d'électricité), et un autre pour les choses ponctuelles (contrat de travail, pacs, contrats d'assurance, état des lieux). En plus de ça, quelques chemises plutôt pour de l'archivage ou des choses un peu spécifiques. Depuis quelques temps, tous mes documents sont disponibles sous forme électronique, je crois que je ne reçois plus rien par courier donc les classeurs ne grossissent plus.

Avec le temps, les catégories ne sont plus aussi hermétiques, et beaucoup de documents sont obsoletes, mais c'est relativement peu génant.

Geo (2020-01-14T23:20:46Z)

Une idée pour numériser, embaucher un "jeune" pour le faire à notre place. Par contre, je ne sais pas dans quelle mesure il faut conserver certains originaux.

Apokrif (2020-01-14T23:04:30Z)

Si on veut vraiment consacrer des efforts à la conservation des cartes postales, il existe des supports spécifiques: https://images-na.ssl-images-amazon.com/images/I/71%2BXX9WHF5L._AC_SX569_.jpg

Art (2020-01-13T20:44:23Z)

Pour le classement, voir… Marie Kondo ! (En fait,de ce que j'en ai vu, sa méthode de classement consiste surtout à faire le vide [pas plus de 30 livres, ou quelque chose comme ça], mais bon…)

Sinon, ces derniers temps, je passe aussi, ponctuellement, de longues journées à trier mes papiers, et je trouve que le plus efficace est de commencer par trier les papiers en grands domaines, puis, quand on a le temps, de trier les papiers de chaque domaine en sous-domaines, etc. J'avais répertorié 6 grands domaines mais je ne me rappelle plus lesquels.

(J'aime bien faire les choses de sorte à avoir un "état stable" quel que soit le moment où je m'arrête.)

Au final, le plus important n'est pas d'avoir des papiers triés, mais de trier ses papiers, pour avoir bien en tête ce qu'on a comme papiers (et en jeter quelques-uns au passage). Ça oblige à remettre de la logique dans ces documents arrivés en ordre dispersé, et ça désangoisse.

Régis (2020-01-13T17:47:28Z)

Que tu sois arrivé à "faire quelque chose" est très enviable. J'empile de la paperasse que je ne trouve jamais le temps ou l'énergie de classer. J'ai la chance d'avoir encore un peu de place chez moi… mais il va falloir tôt ou tard que je m'y mette.

mummy (2020-01-13T16:48:27Z)

Nous utilisons beaucoup les gros classeurs où on range les papiers et documents en les perforant ou en les rangeant dans des pochettes plastique perforées, en ordre chronologique, du plus ancien au plus récent. C'est très pratique, on voit tout de suite le titre (Banque, MGEN, MAIF, Impôts, Médical, etc…) et à l'intérieur on peut sous-classer avec des séparateurs en carton). Ça se met sur des rayonnages, et on les consulte facilement. Ne pas hésiter à jeter des trucs inutiles ou périmés comme les relevés de banque, d'EDF ou de téléphone de 20 ans, les vieux décomptes MGEN, ou les modes d'emploi des trucs qu'on a balancé depuis des lustres !!!…Bon courage !

ooten (2020-01-13T13:56:07Z)

Je trouve que la dématérialisation poussée à son maximum sous forme électronique ou informatique résoudrait bien de tes problème même si la numérisation de documents papier prend du temps. Après effectivement les conseilleurs ne sont pas les payeurs …

Typhon (2020-01-13T12:25:38Z)

Pour les cartes postales, le mieux est probablement de les mettre dans des chemises transparentes dans un classeur.


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